A HR-osztályok rengeteg érzékeny adatot kezelnek – béreket, teljesítményértékeléseket, egészségügyi információkat, személyes dokumentumokat. A probléma nem az, hogy ezek az adatok léteznek, hanem az, hogy sokszor senki sem tudja pontosan, hol vannak tárolva és kinek van hozzájuk hozzáférése. Az elavult jogosultságok, a feleslegesen megosztott fájlok és az ellenőrizetlen rendszerek komoly kockázatot jelentenek – még akkor is, ha egyetlen külső támadó sem közelít a rendszerhez.
A hozzáférés-kezelés komplexitása az elmúlt években megnőtt: a hibrid munkavégzés, a felhőalapú rendszerek terjedése és a különböző HR-platformok integrációja mind hozzájárul ahhoz, hogy az adatok egyre több helyen, egyre több ember számára elérhetők legyenek. Egy gondatlanul küldött e-mail vagy egy rosszul beállított megosztási jog elég ahhoz, hogy bizalmas munkavállalói információk illetéktelen kezekbe kerüljenek.
A HR-szakembereknek érdemes rendszeres adathozzáférési auditot bevezetniük: ki férhet hozzá mihez, miért, és mióta. A minimális jogosultság elvének alkalmazása – vagyis mindenki csak azt látja, amire ténylegesen szüksége van – nem IT-feladat, hanem HR-felelősség is. Az adatvédelem nem egyszeri projekt, hanem folyamatos szervezeti gyakorlat, amelynek fenntartásában a HR-nek vezető szerepet kell vállalnia.
