Egy munkahelyi baleset, hirtelen rosszullét vagy válsághelyzet esetén a HR-nek azonnal reagálnia kell – de ehhez pontosan tudnia kell, kihez forduljon. A munkavállalói vészhelyzeti kapcsolattartói adatlap (emergency contact form) ezt a kritikus információt rögzíti: ki értesíthető, milyen elérhetőségen, és milyen különleges egészségügyi körülményeket kell figyelembe venni. Ez az egyszerű dokumentum éles helyzetben valóban életmentő lehet.
Sokan azt gondolják, hogy ez egy egyszeri, belépéskor kitöltött papír – és ott is marad, feledésbe merülve. Valójában a jó gyakorlat szerint a HR rendszeresen frissíti ezeket az adatokat, digitálisan tárolja őket, és gondoskodik arról, hogy gyorsan elérhetők legyenek, ha szükség van rájuk. Az AIHR által közreadott ingyenes sablon Word- és szerkeszthető PDF-formátumban is elérhető, és lefedi a legfontosabb adatmezőket – a kapcsolattartó nevétől az orvosi megjegyzésekig.
HR-szemszögből ez a téma sokkal többről szól, mint adminisztrációról. A munkavállalói gondoskodás egyik legalapvetőbb formája, hogy a szervezet felkészül a váratlan helyzetekre. Azok a cégek, amelyek ezt komolyan veszik, erősebb munkáltatói márkát építenek, és bizalmat sugároznak a munkavállalók felé. A vészhelyzeti adatkezelés jogi szempontból is releváns: a munkáltatói gondossági kötelezettség teljesítésének fontos eleme.
