Az IRS hivatalosan kiadta a 2027-es pénzügyi évre vonatkozó napidíj-mértékeket, amelyek az üzleti célú munkavállalói utazások költségtérítési elszámolásánál irányadók. Az új összegek 2026. október 1-jétől érvényesek minden olyan kifizetésre, amelyet a munkáltatók az alkalmazottaiknak nyújtanak utazási napidíj formájában. A változás érinti a szállás, étkezés és egyéb vegyes útiköltségek elszámolható mértékét egyaránt.
A per diem módszer lényege, hogy a munkáltató előre meghatározott napi átalányt fizet az utazó munkavállalónak, így nem szükséges minden egyes nyugtát összegyűjteni és ellenőrizni. Ez jelentősen csökkenti az adminisztrációs terhet mind a munkavállaló, mind a pénzügyi osztály számára. Fontos azonban, hogy az egyszerűsítés nem jelenti a teljes bizonylatmentességet: az utazás időpontját, helyszínét és üzleti célját továbbra is dokumentálni kell.
HR-szempontból az éves napidíj-frissítés rutinfeladatnak tűnik, de a figyelmetlen kezelés komoly megfelelési kockázatot rejt. A belső szabályzatokat, utazási irányelveket és az ERP-rendszerek beállításait időben kell aktualizálni, hogy az október 1-jei hatálybalépés ne érje felkészületlenül sem a munkavállalókat, sem a bérszámfejtési csapatot. A proaktív kommunikáció itt is kulcskérdés.
