A legtöbb vezető azt gondolja, hogy jól ír. Valójában sokan olyan rutinszerű szokásokat alkalmaznak a munkakommunikációban, amelyek félreérthetők, távolságtartóak vagy egyenesen bosszantóak a befogadó számára. Nem szándékos rombolásról van szó – inkább tudattalan automatizmusokról, amelyek idővel rögzülnek.
Jo Anne Preston kommunikációs szakértő szerint két konkrét mintát érdemes kiemelni. Az egyik a passzív vagy homályos megfogalmazás, amely elhárítja a felelősséget – például „Ez lett elküldve" ahelyett, hogy „Elküldtem." A másik a túlzott formalizmus vagy éppen az üres szavak halmozása, amely valódi tartalom nélkül tölt el mondatokat. Mindkét szokás csökkenti az üzenet érthetőségét és a vezető hitelességét.
Munkahelyi kommunikációs szempontból ez közvetlenül érinti a szervezeti kultúrát és a pszichológiai biztonságot. Ha a vezető írásban is direkt, egyértelmű és felelősségvállaló, az bizalmat épít a csapatban. A jó hír: ezek tanulható és tudatosan fejleszthető készségek. Érdemes rendszeresen visszaolvasni a saját üzeneteket egy egyszerű kérdéssel: vajon pontosan azt érzi a másik fél, amit szándékoztam közvetíteni?
