Colorado állam 2026 nyarán új szabályozást léptetett életbe, amely alapvetően érinti a munkáltatók dokumentumkezelési gyakorlatát. A HB 26-1283 törvény június 3-án lépett hatályba, és konkrét korlátokat vezet be arra vonatkozóan, hogy a munkáltatók mikor és milyen feltételekkel tarthatnak maguknál hatósági azonosító okmányokat – például személyi igazolványt vagy útlevelet. A jogszabály a C.R.S. § 8-2-124.5 paragrafus alatt került kodifikálásra.
A törvény elsősorban az I-9 foglalkoztathatósági ellenőrzési folyamatot érinti. A korábbi gyakorlatban előfordult, hogy munkáltatók az ellenőrzés után is maguknál tartották az eredeti okmányokat, ami az új szabályozás alapján már jogsértő lehet. A törvény célja, hogy megakadályozza a munkavállalók – különösen a kiszolgáltatott helyzetű csoportok – jogainak sérelmét, és egyértelmű határt húzzon az ellenőrzés és az okmánymegőrzés között.
HR-szemszögből ez azonnali beavatkozást igényel: a coloradói munkáltatóknak felül kell vizsgálniuk az I-9 folyamataikat, a HR-adminisztrátoroknak újra kell értelmezniük, mi számít jogszerű iratmegőrzésnek, és gondoskodniuk kell arról, hogy a vonatkozó belső szabályzatok is tükrözzék az új előírásokat. A megfelelési kockázat valós – érdemes jogi tanácsadót is bevonni a felülvizsgálatba.
