Az I-9 formanyomtatvány az amerikai foglalkoztatási jogszabályok egyik alapköve: minden új munkavállalónál igazolni kell a munkavállalási jogosultságot. De mi a helyzet azokkal, akiket évekkel, akár évtizedekkel ezelőtt vettek fel? Szükséges-e minden esetben érvényes I-9 dokumentum a régi dolgozókhoz is?
Egy Littler ügyvéd szerint ritka, de előfordul olyan jogviszony, amelynél törvényesen nem követelhető meg az I-9. Ezek jellemzően olyan speciális foglalkoztatási konstrukciók, amelyek kívül esnek a szokásos munkaviszony definícióján. Ugyanakkor a legtöbb munkáltatónak érdemes rendszeres I-9 auditot végezni, mert a hiányzó vagy lejárt dokumentumok komoly bírságot vonhatnak maga után – különösen most, hogy a szövetségi munkaügyi hatóságok intenzívebben ellenőriznek.
A HR-csapatok számára a legfontosabb tanulság: az I-9 compliance nem egyszeri feladat, hanem folyamatos kötelezettség. Az érvényes dokumentumok nyilvántartása, az újraigazolási határidők figyelése és a kivételek pontos azonosítása mind a HR-adminisztráció részét képezi. Aki most átvilágítja a régi állományát és rendbe teszi a hiányosságokat, az sokkal kisebb kockázatot vállal, mint aki egy hatósági ellenőrzés során szembesül a problémával.
