Az év vége a bérszámfejtési csapatok számára nemcsak lezárást jelent, hanem stratégiai döntési pontot is. Az amerikai adóhatóság, az IRS egy opcionális különleges elszámolási szabályt kínál bizonyos adóköteles, nem készpénzes juttatásokra – például a céges autó magáncélú használatára. Ez a szabály lehetővé teszi, hogy a novemberben és decemberben nyújtott juttatásokat a munkáltató a következő adóévre könyvelje el.
A szabály alkalmazása önkéntes, de ha egy szervezet él vele, következetesen kell alkalmaznia minden hasonló juttatásra. A leggyakoribb érintett területek: céges gépjármű magáncélú használata, csoportos életbiztosítás és egyéb adóköteles természetbeni juttatások. A döntést bérszámfejtési és adójogi szempontból egyaránt mérlegelni kell, mivel a következő évi W-2 formanyomtatványra is kihat.
HR-szemszögből ez a téma jól illusztrálja, hogy a munkavállalói juttatások kezelése nem áll meg a "mi jár a munkavállalónak" kérdésnél. A bérszámfejtési és HR-funkció szoros együttműködése elengedhetetlen ahhoz, hogy az év végi elszámolás szabályos, átlátható és a munkavállalókra nézve is érthető legyen. Aki most veszi elő ezt a szabályt, még időben tud dönteni – aki nem, az januárban kap meglepetést.
