Az AI-alapú értekezlet-asszisztensek – amelyek lejegyzik a megbeszéléseket, összefoglalókat készítenek és akciópontokat generálnak – mára szinte alapfelszerelésnek számítanak sok szervezetben. Gyorsak, pontosak, és felváltják a kézzel írott feljegyzéseket. Csakhogy pontosan ez a tulajdonságuk az, ami jogi szempontból komoly kockázatot jelent: mindent rögzítenek, szó szerint.
Egy munkaügyi per vagy hatósági eljárás során az AI által készített átiratok bizonyítékká válhatnak. Ha egy vezető egy megbeszélésen olyan megjegyzést tett, amely diszkriminatívnak, megalapozatlannak vagy jogellenesnek minősülhet, az AI-eszköz ezt szó szerint dokumentálta – és ez az adat kiadható lehet perben álló felek számára. Sok munkáltató nincs tisztában azzal, hogy ezek a felvételek hol tárolódnak, ki férhet hozzájuk, és mennyi ideig maradnak meg.
HR-szempontból az azonnali teendő egyértelmű: vizsgáljátok felül az AI-eszközökre vonatkozó belső szabályzatot, tisztázzátok az adatmegőrzési és hozzáférési szabályokat, és tájékoztassátok a vezetőket arról, hogy az értekezleteken elhangzó minden szó potenciálisan dokumentált. A pszichológiai biztonság és a nyílt kommunikáció kultúrája nem azt jelenti, hogy mindent rögzítünk – hanem hogy tudatosan kezeljük, mit és hogyan dokumentálunk.
