Az üzleti utazások költségtérítése elsőre egyszerűnek tűnik, de könnyen bonyolulttá válik, ha a munkavállaló drágább alternatívát választ, mint amit a munkáltató szokásosan megtérít. A tipikus eset: a cég buszjegyet fizet vissza, de a dolgozó Ubert rendelt. Köteles-e ilyenkor a munkáltató a magasabb összeget állni? Az amerikai szabályozás alapján a válasz általában nem – de több fontos kivétellel.
A szövetségi jog, konkrétan a Fair Labor Standards Act (FLSA) nem kötelezi a munkáltatókat az üzleti célú utazási költségek megtérítésére a legtöbb esetben. Ugyanakkor az FLSA kimondja, hogy a nem mentesített munkavállalók bérét nem csökkentheti le a minimálbér alá semmilyen levonás – beleértve a meg nem térített költségeket sem. Ha a meg nem fizetett kiadás effektíven minimálbér alá tolja az órabért, a munkáltatónak mégis fizetnie kell. Egyes államokban ennél szigorúbb szabályok vonatkoznak a költségtérítésre.
HR-szemszögből a legjobb megelőzés egy egyértelmű, írásban rögzített költségtérítési szabályzat, amely meghatározza az elfogadható közlekedési módokat és azok korlátait. Ha a munkavállaló saját döntésből drágább megoldást választ, és ezt előre nem egyeztette, a munkáltató általában jogosan tagadja meg a különbözet térítését. A kulcs az előzetes kommunikáció és az átlátható belső szabályok.
