Colorado állam törvényhozása 2026. június 3-án hatályba lépett új szabályozással – a HB 26-1283 törvénnyel – szigorú korlátokat vezet be a munkáltatók számára: nem tarthatják meg, és nem tárolhatják az állam által kibocsátott azonosítási dokumentumok másolatait, amelyeket a munkavállalók az I-9 eljárás során mutatnak be. Az új rendelkezés a C.R.S. § 8-2-124.5 paragrafus alatt kerül kodifikálásra.
A törvény értelmében a munkáltatók csak az ellenőrzés idejéig tekinthetik meg a dokumentumokat – azok megtartása, fénymásolása vagy digitális tárolása tilos, kivéve, ha erre kifejezett jogszabályi felhatalmazás áll fenn. Az I-9 folyamat adminisztrációja eddig sok helyen magában foglalta a dokumentumok másolatának megőrzését, ami bevett, de mostantól jogszabályba ütköző gyakorlattá válik Coloradóban.
HR-szemszögből ez egy azonnali belső audit szükségességét jelzi minden coloradói munkáltatónál. Az I-9 eljárásrendeket, a dokumentumkezelési szabályzatokat és a HR-rendszerekben tárolt adatokat egyaránt felül kell vizsgálni. A nem megfelelő adattárolás jogi kockázatot jelent – és a törvény hatályba lépése óta nincs türelmi idő. A compliance-felelősöknek most kell cselekedniük, nem megvárni az első ellenőrzést.
