Egy volt munkavállaló 300 millió dolláros rágalmazási pert indított a Workday HR-szoftver-óriás ellen, miután kiderült, hogy a rendszerben „agresszív viselkedésre" vonatkozó megjegyzést rögzítettek a profiljához. A bíróság végül elutasította a keresetet, de az eset hatalmas figyelmet kapott a HR és munkajogi szakmában – és joggal.
A munkajogi szakértők a qualified privilege, azaz a minősített jogosultság elvére hívják fel a figyelmet: egy munkáltató jóhiszeműen, belső, need-to-know alapon rögzített negatív visszajelzése főszabály szerint nem minősül rágalmazásnak. A kulcs azonban az arányosság és a célhoz kötöttség. Ha az információ túllépi a szükséges kört, vagy rosszhiszeműen kerül feljegyzésre, a védelem elvész. A chat-alkalmazások és informális digitális csatornák különösen kockázatosak, mert az ott rögzített megjegyzések könnyen kicsúsznak a kontroll alól.
HR-szempontból az ügy komoly óvatosságra int. A munkavállalói adatok és visszajelzések rögzítésénél mindig kérdezd meg: ki látja, miért van itt, és hogyan védjük meg? A dokumentáció legyen tárgyszerű, tényalapú, és kizárólag az érintett döntéshozók számára hozzáférhető. Az informális csatornákon folyó kommunikáció szabályozása és a HR-rendszerek adatkezelési politikájának rendszeres felülvizsgálata mostantól nem opcionális – hanem alapkövetelmény.
