Egyre több munkavállaló használ személyes üzenetküldő alkalmazásokat – WhatsAppot, Messengert vagy iMessage-t – munkával kapcsolatos kommunikációra. Ez kényelmes, gyors és ismerős. A probléma ott kezdődik, hogy a szervezet ezekre az adatokra nincs rálátása, nem tudja kontrollálni, archiválni vagy auditálni őket – miközben a felelősség megmarad a munkáltatónál.
A kockázatok több rétegűek. Jogi szempontból gondot okozhat, ha munkaügyi vitában vagy hatósági vizsgálatnál releváns kommunikáció személyes appokban lapul, és nem érhető el. Adatvédelmi oldalon a GDPR és más szabályozások egyértelmű elvárásokat támasztanak a munkavégzéssel kapcsolatos adatok kezelésével szemben. Biztonsági szempontból pedig a személyes eszközökön folytatott munkahelyi kommunikáció szivárgási kockázatot jelent – különösen érzékeny iparágakban.
A HR feladata nem a tiltás reflexszerű alkalmazása, hanem az, hogy világos, betartható kommunikációs politikát alakítson ki. Ez magában foglalja az elfogadható eszközök meghatározását, a munkavállalók tájékoztatását és rendszeres felülvizsgálatát. Aki ezt halogatja, az nem a kockázatot csökkenti – csak a számlát tolja előre.
