Egy massachusettsi munkáltatóval szemben a bíróság megfordította az eredeti ítéletet, mert a cég nem teljesítette a bizonyítékmegőrzési kötelezettségét. A spoliáció – vagyis a peres eljárásban releváns bizonyítékok megsemmisítése vagy elveszítése – komoly jogi következményekkel jár, és az érintett munkáltató esetében ez a mulasztás döntőnek bizonyult az eljárás kimenetelében.
Az amerikai jog alapján minden munkáltatónak, amellyel szemben per indul vagy per indítása ésszerűen előre látható, kötelessége megőrizni az összes potenciálisan releváns dokumentumot, elektronikus kommunikációt és egyéb bizonyítékot az ügy lezárásáig. Ez a kötelezettség a rutinszerű adattörlési folyamatokra is kiterjed: ha egy szokásos adatkezelési eljárás részeként semmisülnek meg releváns anyagok, a bíróság azt is spoliációnak minősítheti. A szankciók skálája a bizonyítási teher megfordításától egészen a per elvesztéséig terjedhet.
HR-szempontból az üzenet egyértelmű: minden szervezetnek szüksége van egy jól dokumentált, gyakorlatban is működő „litigation hold" folyamatra. Amint a HR tudomást szerez egy potenciális igényről vagy panaszról, azonnal le kell állítani az érintett adatok törlési rutinját, és értesíteni kell a jogi és IT csapatokat. Ez nem csupán compliance-kérdés – egyetlen elmulasztott lépés a teljes szervezeti védekezést alááshatja, függetlenül az ügy érdemi tartalmától.
