Egy kanadai munkáltató közel 13 500 dollár kifizetésére kötelezte magát azzal, hogy nem tartotta naprakészen a bérnyilvántartását. A munkaügyi hatóság vizsgálatot indított, a cég azonban meg sem jelent a kijelölt meghallgatáson – ezzel gyakorlatilag elvesztette az esélyét arra, hogy saját verziójával védekezzen.
A határozat szerint a munkáltató nemcsak elmaradt béreket, hanem ki nem fizetett szabadságpénzt is tartozott a munkavállalónak. A bizonyítékok hiánya miatt a hatóság a munkavállaló által benyújtott adatokra támaszkodott, és azok alapján hozta meg döntését. A kanadai munkajog egyértelműen előírja, hogy a munkáltatónak meghatározott ideig meg kell őriznie a bér- és munkaidő-nyilvántartásokat – ennek elmulasztása önmagában is szankciót vonhat maga után.
HR-szemszögből ez az eset tankönyvi példa arra, hogyan válik egy adminisztrációs mulasztás jogi és pénzügyi katasztrófává. A pontos bérnyilvántartás nem opcionális – ez az egyik alapköve a jogszerű foglalkoztatásnak. HR-vezetőknek érdemes rendszeresen auditálni a bérügyviteli folyamatokat, és gondoskodni arról, hogy a dokumentumok ne csak létezzenek, hanem könnyen előkereshetők is legyenek egy esetleges ellenőrzés során.
