A character reference letter – magyarul személyes jellemző ajánlólevél – az egyik legkevésbé szabályozott, mégis rendszeresen felbukkanó HR-dokumentum. Két irányból érkezik a HR-csapat asztalára: jelöltek nyújtják be felvételi folyamatban, hogy emberi oldalukat mutassák be, miközben jelenlegi vagy korábbi munkavállalók kérik a szervezettől, hogy írjanak ilyet számukra – bírósági eljáráshoz, lakásbérlethez vagy egyéb célra.
Mindkét irány kockázatokat hordoz. Egy túlzottan általános vagy éppen túl specifikus levél jogi és reputációs problémákat okozhat. Ha a szervezet nem rendelkezik egyértelmű folyamattal arra, ki írhat ilyen levelet, milyen tartalommal és milyen jóváhagyási lépések után, akkor az ad hoc megoldások könnyen következetlenséghez vagy nem kívánt elkötelezettséghez vezetnek. Az AIHR szerint a legtöbb szervezetnek nincs dokumentált szabályzata erre a területre.
HR-szemszögből az ajánlólevél-kezelés egy olyan operatív terület, ahol a folyamatosság és a sablon egyszerre védi a szervezetet és támogatja a munkavállalókat. Egy jól megírt, jogilag átgondolt template – amelyet a HR jóváhagy és karbantart – csökkenti a kockázatot, gyorsítja az ügyintézést, és professzionális képet közvetít kifelé is. Érdemes ezt a területet beilleszteni az offboarding- és referencia-kezelési folyamatokba.
