New York állam új törvénye 2026. november 8-án lépett hatályba, és alapvetően változtatja meg a munkáltatók személyzeti nyilvántartással kapcsolatos kötelezettségeit. Az előírás értelmében minden köz- és magánszektorbeli munkáltató – függetlenül a vállalat méretétől – köteles ingyenesen biztosítani az aktuális és korábbi munkavállalók számára a személyzeti irataik másolatát, ha azokat írásban kérik.
A teljesítési határidő öt munkanap, ami szoros operatív folyamatokat követel meg a HR-csapatoktól. A törvény emellett további kötelezettségeket is meghatároz a munkáltatók számára az iratok kezelésével és rendelkezésre bocsátásával kapcsolatban. Ugyanakkor a szabályozás lehetővé teszi, hogy a cégek naptári évenként legfeljebb két betekintést engedélyezzenek ugyanannak a személynek – ez bizonyos védőkorlátot jelent a visszaélésszerű kérésekkel szemben.
HR-szempontból ez a változás azonnali cselekvést igényel: a munkáltatóknak felül kell vizsgálniuk iratkezelési rendszereiket, gondoskodniuk kell a határidők betartásáról, és egyértelmű belső folyamatot kell kialakítaniuk a kérések fogadására és kezelésére. Aki nem felkészült, komoly jogi és reputációs kockázatot vállal – érdemes compliance-audittal kezdeni.
