Amikor egy munkavállaló elhagyja a céget, a HR lezárja a személyes dossziét, feldolgozza az utolsó bérszámfejtést és megszünteti a rendszerhozzáféréseket. Ez rendben is van – de az adatok útja itt korántsem ér véget. Az érintett személy információi tovább élnek e-mail-archívumokban, kollaborációs platformokon, beléptető rendszerek naplóiban, flottakezelő szoftverekben és külső bér- vagy juttatáskezelő szolgáltatóknál. Ezeket a helyeket a HR általában nem felügyeli közvetlenül.
Az adatmegőrzési kötelezettségek jogszabályonként és adatkategóriánként eltérnek: egyes bérszámfejtési nyilvántartásokat évekig kötelező megőrizni, míg más adatokat – például a ki nem választott jelöltek önéletrajzait – sokkal hamarabb törölni kellene. A probléma az, hogy sok szervezetben nincs egységes adatmegőrzési politika, és a HR csak a saját rendszereit látja, miközben a tényleges adathalmazok szétszórva élnek a szervezetben. Ez nemcsak GDPR- vagy CCPA-kockázatot jelent, hanem adatvédelmi incidensek esetén is komoly kitettséget.
HR-szemszögből az adatgazdálkodás nem IT-feladat – ez stratégiai HR-felelősség. A munkavállalói élmény védelme nem ér véget a kilépéskor: az egykori kollégák adatainak felelős kezelése is a szervezeti kultúra része. Érdemes legalább évente audit alá venni, hogy milyen munkavállalói adatok hol és mennyi ideig élnek a szervezeten belül és kívül – és ezt lehetőleg jogi tanácsadóval együtt megtenni.
